Effektive møder er gode møder

Effektive møder er gode møder.

A:
Professionelle spilder ikke hinandens tid:

- Møder planlægges i god tid i forhold til en årsplan
- Møder starter og slutter til den aftalte tid
- Ingen møder uden en dagsorden
- Sæt navn og tid på punkterne, så alle punkter nåes
- Inden møder uden ledelse
- Ingen møder uden referat
- Progressionen sikres gennem referatet som medie
- Effektivitet sikres gennem uddelegering. Visse ting kan forberedes/ arbejdes med mellem møderne

Indholdet af en dagsorden vurderes kritisk:
- Del op i drift <>udvikling
- Gør det tydeligt hvilken aktivitetsform de enkelte punkter lægger op til
o Diskussion
o Orientering
o Beslutning
o Brainstorm
o O.s.v.

- Lav en ”koreografi” på mødet
o Beskriv kort hvad der skal foregå udfor det enkelte punkt.

- Hvilke deltagere skal med? Alle skal ikke være med til alting.
- Alle kompetenceniveauer skal i spil


Inspirationskilde: Jens Andersen – Cand. Pæd. Psyk. (p.t. Attractor)


B:
. Udpeg en facilitator for mødet, en person som er ansvarlig for mødets form og for at målene for mødet nås.
. Planlæg mødet på forhånd, beslut hvad der skal tales om og på hvilken måde, der skal tales om dem: skal der blot informeres, diskuteres, skabes nye idéer eller træffes en beslutning?
. Begynd og slut til tiden, uanset hvor mange mødedeltagere der er til stede. Hvis tiden for det enkelte punkt er ved at skride, så tag fat i det med det samme og afklar med gruppen, om det er i orden, og hvilke konsekvenser det i givet fald får for de øvrige punkter på dagsordenen.
. Gør det klart for deltagerne, hvad formålet med mødet er, og hvad der skal opnås under hvert punkt. Skal der træffes en beslutning, skabes nye løsningsidéer eller udveksles synspunkter om en problemstilling?
. Hold dialogen fokuseret og afbryd, hvis mødedeltagerne kører ud ad tangenter.
. Konkludér og lav en aftale om, hvem der fører beslutningerne ud i livet efter mødet.
. Indkald de rette til mødet, så alle, der er til stede på mødet, er nødvendige for, at I kan få et godt resultat.
. Inddrag alle mødedeltagere under mødet, for eksemple ved først at lade dem reflektere i tavshed individuelt. Bed dem derefter talee sammen to og to i nogle minutter om relevante områder.
. Lad udfordringer blive behandlet af hele gruppen frem for blot af dem, der traditionelt bliver betragtet som 'eksperter' på området - det giver nye vinkler, øget inddragelse og potentielt øget innovation.
. Hav forskellige tilgange til hver enkelt mødedeltager - folk skal behandles forskelligt for at kunne bidrage optimalt.
. Skab fysisk gode møderum med for eksempelk lys, vand og frugt.
Learning Lab Denmark på Danmarks Pædagogiske Universitet står for forskningsprojektet »Mere Effektive Møder« gennemføres i samarbejde med Nokia, Novozymes, Elsam/Nesa, Jyske Bank og BRFkredit. Resultaterne er i øjeblikket ved at blive bearbejdet.


Kilde: Nina Tange – Learning Lab Denmark